Kliendiüritus aasta lõpus: kuidas öelda klientidele aitäh nii, et see meelde jääb

Kliendiõhtu korraldamine Tallinnas: õige aeg, formaat, menüü ja see, mis jääb külalistele meelde

Restoran Mona

Aasta lõpus saab iga klient kümneid jõulutervitusi. Enamik neist on ilusad, viisakad ja ununevad enne, kui uus aasta algab. Õhtu, kus klient istus teiega ühe laua taga, sõi hästi ja kohtus inimestega, kellega ta muidu ainult meilitsi suhtleb, jääb meelde palju kauemaks.

Kliendiüritus on üks väheseid turunduskulusid, mis töötab korraga mitmel tasandil: see tänab, tugevdab suhet, toob kokku otsustajad ja annab põhjuse uue aasta plaanidest rääkida. Selles postituses räägime, millal kliendiüritust korraldada, milline formaat millisele ettevõttele sobib ja mida tasub ette mõelda, et õhtu oleks väärt neid paari tundi, mille teie kliendid teile annavad.

1. Miks kliendiüritus aasta lõpus töötab

Aasta lõpp on loomulik hetk tagasi vaadata. Teil on põhjus öelda aitäh ja kliendil on põhjus tulla. Kliendiõhtu ei ole müügikoosolek, aga see loob olukorra, kus inimesed räägivad vabamalt kui kontoris.

Kliendiüritus annab kolm asja, mida kiri ega kingitus ei anna:

• Isiklik kohtumine. Kliendi meeskond näeb teie inimesi ja vastupidi. Järgmisel aastal on kõnet lihtsam teha inimesele, kellega olete koos õhtustanud.
• Uued tutvused. Kliendid kohtuvad omavahel ja see on neile väärtus, mille eest nad teid meeles peavad.
• Põhjus rääkida tulevikust. Lühike ülevaade aastast või uue aasta plaanidest kõlab õhtusöögi kõrval hoopis teisiti kui esitluses.

Selleks peab üritus olema selline, kuhu inimesed tahavad tulla. Sellest räägivad järgmised peatükid.

2. Millal korraldada kliendiõhtu: november, detsember või jaanuar

Detsembris on kalendrid täis. Teie kliendid lähevad oma firma jõulupeole, partnerite vastuvõttudele ja laste jõuluetendustele. Seepärast tasub kliendiürituse kuupäev valida teadlikult.

November: enne jõulutormi

Novembri teises pooles on inimestel veel vabu õhtuid ja aastalõpu meeleolu on juba olemas. Kliendiüritus jõuab kutsutute kalendrisse enne, kui detsember selle täis kirjutab.

Detsember: kõige pidulikum aeg

Detsembri kliendiõhtu on kõige pidulikum, sest jõuluaeg teeb pool meeleolust ise ära. Tasub valida nädala keskel olev õhtu, sest reeded lähevad tavaliselt firmapidudele. Ka detsembris on kliendiürituse korraldamine täiesti võimalik: kirjutage meile ja vaatame koos, millised kuupäevad sobivad.

Jaanuar: uue aasta kliendiõhtu

Jaanuaris on kalendrid tühjemad ja inimesed on valmis uueks aastaks. Uue aasta kliendiüritus ei konkureeri jõulupidudega ja sobib hästi, kui tahate rääkida tulevikuplaanidest. Ka kuupäevade valik on jaanuaris kõige laiem.

3. Milline kliendiürituse formaat valida

Formaat sõltub sellest, mitu klienti kutsute ja mida tahate õhtuga saavutada. Mida väiksem ja olulisem seltskond, seda rohkem tasub panustada istuvasse õhtusöögisse. Mida suurem ja mitmekesisem rahvas, seda paremini toimib vastuvõtt.

Kliendiõhtusöök võtmeklientidele

Kõige olulisemad kliendid, teie juhid ja võib-olla mõni partner ühe pika, pidulikult kaetud laua taga restorani saalis. Serveeritud õhtusöök mitme käiguga annab aega rääkida ja näitab, et olete õhtu nende jaoks läbi mõelnud. Õhtuti on restoran avatud ainult eraüritustele, nii et laud ja saal on teie õhtu jaoks. Kui soovite päris eraldi ruumi, on kuni 14 inimesele ka Mona Lisa tuba.

Kliendiüritus restoranis

Kui kutsute mitukümmend klienti, on Monas võimalik laudkondade kaupa istuda kuni 100 inimest. Serveeritud õhtusöök või pidulik buffee, mõni lühike kõne ja vajadusel programm. Selline õhtu sobib hästi, kui tahate kõik kliendid ühel õhtul kokku tuua ja anda neile võimaluse omavahel tutvuda.

Ärivastuvõtt püstijalu

Püstijalu suupistelaudadega mahub Monasse kuni 200 inimest. Vastuvõtt on hea valik, kui külalisi on palju ja tähtis on suhtlemine: inimesed liiguvad, vahetavad vestluskaaslasi ja leiavad üles need, kellega tahavad rääkida. Vastuvõtt sobib ka siis, kui külalised tulevad ja lähevad eri aegadel.

Kliendiüritus teie kontoris või esinduses

Kui teil on ilus kontor, showroom või uued ruumid, mida tahate klientidele näidata, toome toidu ja joogi kohale. Catering sobib eriti hästi siis, kui üritus on ühtlasi uute ruumide avamine, tootetutvustus või ettevõtte aastapäev.

4. Kliendiõhtu menüü, mis jätab mulje

Kliendiürituse menüü ei pea olema keeruline, aga see peab näitama, et olete külalistele parimat valinud. Tavaline lõunamenüü mõjub kliendiõhtul kesiselt, isegi kui see on maitsev.

Pidulik serveeritud õhtusöök

Mitu käiku, mis tulevad lauale kindlas järjekorras, annavad õhtule rütmi ja kõnedele loomuliku koha. Külaline ei pea järjekorras seisma ega taldrikuga tasakaalu hoidma, vaid saab keskenduda vestlusele. Võtmeklientide õhtul on see kõige kindlam valik.

Buffee ja suupistelauad

Rohke ja hästi kujundatud buffee sobib suuremale seltskonnale, kus on palju eri maitse-eelistusi. Vastuvõtul toimivad kõige paremini suupisted, mida saab süüa ühe käega, klaas teises käes. Suupisteid tasub planeerida toekalt: kliendiüritusel jäävad külalised sageli kauemaks, kui kutsel kirjas oli.

Joogid ja tervitusjook

Tervitusjook uksel annab õhtule kohe pidulikkuse ja külalistel on midagi käes, kui nad esimesi tuttavaid otsivad. Kindlasti tasub pakkuda ka head alkoholivaba valikut, sest kliendiüritusele tullakse sageli autoga.

Eritoitumine juba menüü koostamisel

Kui teate, et mõni klient on taimetoitlane või vajab gluteenivaba toitu, andke meile sellest teada juba siis, kui menüüd kokku paneme. Siis saab peakokk koostada menüü, mis sobib kogu lauale, mitte ei lisa erandeid tagantjärele. Kliendiõhtul on see eriti oluline: keegi ei taha olla see külaline, kellele tuuakse eraldi taldrik.

5. Programm: kui palju on paras

Kliendiürituse programm peab andma õhtule struktuuri, aga mitte võtma aega vestlustelt. Inimesed tulevad eelkõige kohtuma.

• Lühike tervitus. Paar minutit juhilt, aitäh ja üks-kaks mõtet aastast. Pikk esitlus mõjub õhtusöögi ajal nagu koosolek.
• Esineja või muusika. Muusik, õhtujuht või üllatusesineja annab õhtule meeleolu. Valige selline, kelle ajal saab ka vestelda, või andke esinejale kindel aeg.
• Tunnustamine. Kui tahate tänada konkreetseid kliente või partnereid, tehke seda lühidalt ja isiklikult.

Kui õhtul on esinejad, kõned või oma programm, soovitame broneerida kogu maja. Siis on ruum ainult teie oma ja õhtut saab üles ehitada täpselt nii, nagu soovite.

6. Kuidas kliendiüritus meelde jääb: meeleolu, bränd ja kingitus

Esimene mulje uksel

Esimesed minutid määravad õhtu tooni. Tervitusjook, valmis kaetud lauad ja meeleoluvalgus annavad külalisele kohe tunde, et teda oodati. Lihtsamad dekoratsioonid ja meeleoluvalguse lahendame ise. Kui soovite enamat, lugege postitust ürituse dekoratsioon ja valgustus.

Teie bränd ruumis

Kliendiüritus on ka brändiüritus. Ettevõtte värvid valguses või laudadel, logo sissepääsu juures või roll-up tervitusalas aitavad külalisel meeles pidada, kelle õhtul ta oli. Vau-efekti jaoks saab saali muuta ka terviklikuks teemamaailmaks, mille paneme koos partneritega kokku.

Kingitus kaasa

Kingitus, mille klient õhtu lõpus kaasa saab, viib ürituse koju ja kontorisse. Mona teeb kliendi logoga jõulumoose ärikingitusteks: söödav kingitus, mis jõuab ka nende kolleegide lauale, kes õhtul osaleda ei saanud. Kui kingitused on kohe ürituse juurde tellitud, ei pea te neid eraldi korraldama.

7. Kutsed ja osalejate arv

Kliendiürituse puhul on külaliste arvu ette teadmine keerulisem kui oma tiimi peol. Mõned vastavad hilja, mõni tuleb kolleegiga.

• Saatke kutse varakult ja paluge vastust kindlaks kuupäevaks.
• Nimetage kutses kellaaeg ja formaat (õhtusöök või vastuvõtt), siis teab külaline, kui kauaks ta tuleb.
• Andke meile teada esialgne arv juba pakkumist küsides. Täpse arvu saab anda hiljem ja varu on pakkumises sees.

8. Kliendiürituse koht: miks Ülemiste linnak sobib

Kliendiürituse koht peab olema lihtne leida ja mugav kohale tulla. Restoran Mona asub Ülemiste linnakus aadressil Valukoja 10, lühikese sõidu kaugusel kesklinnast ning lähedal rongi- ja trammipeatusele ja lennujaamale. See on mugav ka neile klientidele, kes tulevad teisest linnast või riigist.

Õhtuti on linnaku parklad vabad, sest päevased töötajad on koju läinud. Külalised saavad pargitud otse ukse lähedale. Õhtuti ja nädalavahetustel on Mona avatud ainult eraüritustele, nii et juhuslikke restoranikülastajaid teie kliendiõhtu kõrval ei ole.

Kas saate terve restorani ainult endale? Muidugi saate. Suurema seltskonna puhul on kogu maja teie päralt. Väiksema seltskonna puhul saame broneerida ka osa restoranist: teil on oma ala ja oma teenindus, aga te ei maksa terve maja eest.

9. Mida meile öelda, et pakkumine oleks täpne

Pakkumise saame kiiresti kokku panna, kui teame neid asju:

• soovitud kuupäev (või paar varianti) ja kellaaeg;
• esialgne külaliste arv;
• kas soovite istuvat õhtusööki, buffeed või vastuvõttu püstijalu;
• kas õhtul on kõned, esinejad või muu programm;
• kas teate juba külaliste eritoitumisvajadustest;
• kas soovite oma brändi ruumis näha või kingitusi kaasa anda.

Detailne kliendiüritus algab kohtumisest

Kui soovite detailset ja läbimõeldud kliendiüritust, soovitame kindlasti enne pakkumise koostamist kokku saada. Kohtumisel arutame meie projektijuhiga läbi teie ootused, külalised ja õhtu eesmärgi ning räägime, mida saame omalt poolt pakkuda. Selle põhjal paneme kokku pakkumise, mis on tehtud just teie ürituse jaoks, mitte üldise malli järgi.

Ürituskorralduse konsultatsioon on tasuta, kui üritus toimub.

Tähtis teada: kui üritus pärast konsultatsiooni tühistatakse, esitame konsultatsiooni eest arve 30 € + km.

„Kliendiõhtu õnnestub siis, kui klient tunneb, et see õhtu oli tehtud tema jaoks. Meie hoolitseme, et toit, ruum ja ajakava töötaksid, nii et teie inimesed saavad kogu õhtu olla klientidega, mitte kööki ja kella jälgida.“
Mari Vibu, Mona projektijuht

10. Korduma kippuvad küsimused kliendiürituse kohta

Kui palju maksab kliendiüritus?

Hind sõltub külaliste arvust, formaadist, menüüst ja programmist. Saadame pakkumise, kus on näha kogu ürituse hind korraga. Kirjutage meile paar rida oma plaanidest ja paneme selle kokku.

Kui palju ette tuleks kliendiüritus broneerida?

Mida varem, seda rohkem kuupäevi on valida, eriti novembris ja detsembris. Kirjutage meile ka siis, kui aega on vähem: vaatame koos, mis on võimalik.

Mitu inimest mahub Restoran Monasse?

Laudkondade kaupa istudes kuni 100 inimest, püstijalu suupistelaudadega kuni 200 inimest. Väiksema kliendiõhtusöögi katame ühe pika laua taha restorani saalis.

Kas kliendiõhtusöögi saab korraldada ühe pika laua taga?

Muidugi saate. Võtmeklientide õhtusöögi katame enamasti ühe pika, pidulikult kaetud laua taha restorani saalis, kus kõik on ühes seltskonnas ja vestlus liigub vabalt. Kui soovite eraldi ruumi, on kuni 14 inimesele ka Mona Lisa tuba.

Kas saame kliendiürituse korraldada oma kontoris?

Jah. Toome toidu, joogi ja vajadusel ka nõud ning teeninduse teie kontorisse või muusse ruumi. Toitlustame üritusi kogu Tallinnas ja tingimuste sobivusel üle Eesti.

Kas te aitate ka programmi ja dekoratsiooniga?

Jah. Lihtsamad dekoratsioonid ja meeleoluvalguse lahendame ise. Esinejate, suurema kujunduse ja tehnika puhul aitame leida sobiva partneri või teeme koostööd teie valitud firmaga.

Kas kliendiüritusele saab tellida ka kingitused?

Jah. Mona teeb kliendi logoga jõulumoose, mida saab külalistele õhtu lõpus kaasa anda või klientidele eraldi saata.

Loe ka: Ürituse dekoratsioon ja valgustus · Jõulupeo koht Tallinnas