Kontori toitlustus püsitellimusena: kaksteist kirja kuus või üks kokkulepe

Enamik kontoreid ei telli toitu kord aastas. Tellitakse esmaspäevasele juhtkonna koosolekule, kolmapäevasele koolitusele, kuu lõpus sünnipäevalauale ja siis veel kliendikohtumisele, mille kohta saadi teada eelmisel õhtul. Iga kord käib sama ring: keegi otsib, keegi küsib kolm pakkumist, keegi vastutab selle eest, et allergiatega ei läheks midagi valesti.

Püsitellimus tähendab, et see ring tehakse ühe korra ära. Edasi on üks kokkulepe, üks kontakt ja üks köök, mis teie maja juba tunneb.

1. Mis on cateringi püsitellimus ja mis see ei ole

Püsitellimus ei ole ettemaks ega aastane leping, mille küljest enam lahti ei saa. See on raamkokkulepe: mida te tavaliselt tellite, kui sageli, kuhu ja kellele arve läheb.

Kokku lepime neli asja:

• Rütm: iga tööpäev, kindlad nädalapäevad või „siis, kui vaja“.
• Formaat: portsjonid inimese kohta, buffee, suupistelaud või kombinatsioon; nõud: biolagunevad ühekordsed nõud, Ringo pandipakend või päris serviis.
• Erisoovid: taimetoit, allergiad ja need paar inimest, kelle toit on alati eraldi.
• Arveldus: nii nagu teie majas mugavam: üks koondarve kuu lõpus või eraldi arve iga tellimuse kohta, kui kulu peab minema konkreetse projekti või sündmuse reale.

Kõik ülejäänu (menüü, kogused, toidu kohaletoomine, nõud) on meie töö. Ja just see raam teebki jooksvad muudatused lihtsaks: kui alus on paigas, siis on muudatus üks lause, mitte uus tellimus.

2. Miks tellida kontori toitlustus ühest kohast

Üks kontakt, mitte iga kord uus. Te ei selgita iga kuu uuele inimesele, kus teie maja uks on, miks kaubalift on maja teises otsas ja kes tiimist ei söö kala. Meie teame seda juba.

Menüü, mis ei korda ennast. Kõige levinum kaebus korduva toitlustuse kohta ei ole hind, vaid see, et kolmandal nädalal on laual jälle kanasalat. Kui köök näeb kogu seeriat korraga, planeerime vahelduse ette: hooaeg, eri valgud ja lisandid, mõni roog, mida keegi poleks ise tellinud, aga mis saab tiimi lemmikuks.

Erisoovid, mis jäävad püsima. Allergiate nimekiri antakse üks kord ja see kehtib edasi. Iga uue tellimusega ei ole vaja uuesti loota, et keegi luges kirja lõpuni.

Ettearvatav eelarve. Te teate, mis kuu maksma läheb, enne kui kuu algab, ja arveldus käib nii, nagu teie raamatupidamisele sobib: koondarvena või kulureana projekti kaupa.

Ja see, mida on kõige raskem mõõta: keegi ei pea sellega enam tegelema. Kontori toitlustus on tavaliselt kellegi kõrvalülesanne, mitte tööülesanne. Püsitellimus võtab selle laualt ära.

3. Kas püsitellimust saab jooksvalt muuta?

See ongi see, mille pärast enamik kontoreid püsitellimust kardab. Asjata. Meie töö ongi see, et kokkulepe kannataks päris elu välja.

• Sööjate arv muutub. Kolm inimest haigeks, viis külalist juurde: uus arv käib ühe sõnumiga, tellimust ei ole vaja uuesti alustada. Ainus tingimus: arv peab meieni jõudma eelmisel tööpäeval kella 15.00-ks. See ei ole suvaline number: kell 15 edastab meie peakokk järgmise päeva kaubatellimuse, et kaup jõuaks õigeks ajaks kohale.
• Päev nihkub või jääb ära. Koosolek kolis neljapäevale, koolitus lükkus nädala võrra: ütlete ette, meie paneme uue kuupäeva paika.
• Menüüsoov tekib jooksvalt. Kliendikülastus, kelle puhul tahaks midagi pidulikumat kui tavaline kolmapäev. Ütlete, meie teeme.
• Uus erisoov tiimis. Uus töötaja, uus allergia: lisame nimekirja ja edasi kehtib see automaatselt.
• Paus suveks või jõuluajaks. Püsitellimuse võib peatada ja uuesti käivitada.

Reegel on lihtne: sööjate arv eelmisel tööpäeval kella 15.00-ks, ülejäänu nii vara kui võimalik. Ka paari inimese muutusest tuleb selleks ajaks teada anda, sest pärast kella 15 on järgmise päeva kaubatellimus juba välja läinud. Suuremad muudatused (formaat, oluliselt teine kogus, uus asukoht) vajavad rohkem aega; need tähtajad lepime alustades kokku, teie rütmi järgi.

„Püsikliendi puhul ei alusta me kunagi tühjalt lehelt. Me teame, mis eelmisel korral laualt kõige kiiremini kadus ja mida juurde küsiti, nii et järgmine menüü on juba selle võrra täpsemalt teie tiimi järgi. Ühekordse tellimuse puhul seda infot lihtsalt ei teki,“Kadri Tran, Mona peakokk

4. Millal tasub kontori toitlustuse püsitellimust kaaluda

Te ei pea tellima iga päev, et püsitellimusest kasu saada. Vaadake pigem neid märke:

• Tellite rohkem kui kaks korda kuus. Siit alates hakkavad korduv otsimine ja pakkumiste võrdlemine rohkem maksma kui toit ise.
• Teie kalendris on korduv sündmus. Iganädalane juhtkonna koosolek, igakuine kogu maja koosolek, kvartali kokkuvõte, koolitusseeria.
• Keegi tiimist käib poes. Kui assistent või projektijuht toob koosolekule saiakesi, siis toitlustus on juba olemas, see lihtsalt ei ole korraldatud ja ei ole ka odav, kui tööaeg sisse arvestada.
• Teil on püsivalt inimesi kontoris kella 12 paiku. Lõunast kontorisse ongi kõige lihtsam alustada.
• Teil on korduvalt sama probleem. Toit tuleb hilja, kogus on iga kord natuke vale, allergiaga inimene saab iga kord vale lisandi taldrikule. Need on kõik asjad, mida saab lahendada ainult siis, kui keegi teie maja tunneb.
• Kasvate. Kui kontori suurus muutub, on lihtsam kohandada olemasolevat kokkulepet kui iga kord uuesti nullist alustada.

5. Neli lahendust: kontorilõuna, hommikupaus, koosolekulaud ja tähtpäevad

Kontorilõuna: iga päev või valitud päevadel

Soe lõuna kontorisse kokkulepitud kellaajaks. Sagedus on teie valida: iga tööpäev E–R, kindlad nädalapäevad (ainult kolmapäeviti, ainult esmaspäeviti ja neljapäeviti) või kord nädalas ühine lõuna, mis on pigem tiimi kokkusaamine kui söögikord.

Formaat on samuti lahtine ja need kaks töötavad erinevalt:

• Portsjonid inimese kohta. Igaühele oma roog, nimeliselt märgitud erimenüüd, ei mingit jagamist ega järjekorda. Sobib siis, kui inimesed söövad eri kellaaegadel või töölaua taga.
• Buffeelaud. Ühine laud, millest igaüks võtab ise. Sobib siis, kui lõuna on ka kokkusaamine, ja siis, kui tahate, et valikus oleks rohkem kui üks roog.

Mõlemal juhul vahelduv nädalamenüü ja taimne valik alati sees. Alustada tasub väikselt: üks päev nädalas või üks nädal järjest näitab rohkem kui ükski pakkumine ja sealt on lihtne sagedust tõsta.

Kuidas esimene kord käib. Enne esimest tellimust paneme menüü kokku just teie tiimi järgi: kes ei söö mida, mis on varem hästi läinud, mis jäi puutumata. Pärast räägime lühidalt läbi, mis toimis ja mis mitte, ja alles siis paneme püsiva rütmi ja menüüringi paika. Nii ei ole esimene kord loterii, vaid koht, kust ülejäänud kokkulepe sünnib. Kohustust see ei tekita: kui ei sobinud, ei ole te millegagi seotud.

Nõud: kolm võimalust. See on koht, kus kontorilõuna välimus ja järelkoristus päriselt otsustatakse:

• Biolagunevad ühekordsed nõud. Kõige lihtsam: sõid, viskasid ära, keegi ei pese midagi.
• Ringo korduvkasutatav pandipakend. Pakend läheb meiega tagasi ja prügikasti ei jää midagi. Regulaarse tellimuse puhul on see vahe kuu peale kokku märkimisväärne.
• Päris serviis. Portselan, päris söögiriistad, korralik laud. Toome kohale, katame ja viime nõud endaga ära, nii et teie tiim ei pese ega koorma kontori nõudepesumasinat. See on valik siis, kui lõuna on ka esindamine: kliendikohtumine, kandidaat, juhatus, partnerid.

Valikut ei pea kogu püsitellimuse peale lukku panema: igapäevane lõuna võib tulla Ringo pakendis ja see üks kolmapäev kuus, kui majas on külalised, päris serviisiga.

Kui teie inimesed on Ülemiste linnakus, on olemas veel üks võimalus: lõunat saab meie juurest ette tellida ja kaasa võtta. Hea variant siis, kui iga päev ei ole vaja, aga mõnel päeval on.

Hommikusöök ja hommikupaus kontorisse

Varajane koosolek, külalised hommikul, kvartali algus. Siin on kaks eri kaalukategooriat ja tasub teadlikult valida.

Kohvipaus on kergem variant: kohv, värske sai, midagi soolast ja puuvili. Sobib siis, kui inimesed on juba hommikust söönud ja vaja on lihtsalt pausi.

Soe hommikusöögibuffee on see, mis teeb hommikust sündmuse. Ahjuomlett, munapuder, pannkoogid ja ülejäänud hommikusöögiklassika, mida on võimalik serveerida nii klassikaliselt kui ka mõne omapärasema maitsenüansiga. Kõrvale värsked saiad, kodune moos, juust ja hooajaline puuvili. See on hea valik siis, kui päev algab vara, kui majas on külalised või kui tahate, et tiim tuleks kohale ka kell kaheksa hommikul.

Hommikupaus on ka see koht, kus toidul on päevale kõige suurem mõju: pikk hommikupoolik ilma korraliku pausita on kõigile pikem, kui vaja. Kui lõunani on neli tundi, tasub hommik teha toekam.

Koosoleku toitlustus ja pausilaud

Korduvad koosolekud, töötoad ja kliendikohtumised. Suupisted, mida saab süüa ühe käega, sest teine näitab ekraani, kohv, mis ei saa otsa, ja laud, mis on valmis enne, kui esimene inimene ruumi jõuab.

Siin läheb pikem koostöö kõige rohkem arvesse. Mõnes majas tahetakse ainult pisikesi ampse, mida vahelt haarata, ilma et jutt katkeks. Teises duubeldub koosolek lõunaga ja kerged suupisted jätavad inimesed nälga, seal on vaja midagi toekamat. Paari korraga on meil see teada ja te ei pea seda iga kord uuesti selgitama. Kui koosolek tuleb pidada väljaspool oma kontorit, on meil selleks ka Mona Lisa koosolekuruum kuni 14 inimesele.

Sünnipäevad ja tähtpäevad kontoris

Igakuine ühine sünnipäevalaud, tähistamised, aastalõpu kokkuvõte, uue töötaja tervitus. Tort, suupistelaud või midagi pidulikumat. Suurema tähistamise jaoks vaadake ka erimenüüde ja eraürituste lehte. Püsitellimuse osana tähendab see, et keegi ei pea kuu lõpus meelde tuletama: laud on kalendris ja tuleb ise.

Need neli ei pea tulema koos. Enamik kontoreid alustab ühest ja lisab teisi siis, kui esimene töötab.

6. Kontorilõuna Tallinnas: kuidas see eri ettevõtetes välja näeb

Kontorid Tallinnas ja Ülemiste linnakus. Toit jõuab kokkulepitud kellaajaks kohale kõikjal Tallinnas: kellaaeg on kokkulepe, mitte ligikaudne lubadus, ja transport on planeeritud selle järgi. Püsitellimuse eelis on siin eriti käegakatsutav: kui marsruut ja kellaaeg on paigas, on kohaletoomine plaanitud töö, mitte iga kord uus logistikaülesanne. Meie ise asume Valukoja 10 Ülemiste linnakus ja siinsetel majadel on üks lisavõimalus: lühike tee lubab teha ka kombinatsioone, näiteks lõuna kontorisse kohale, aga suurem koosolek või pidu meie enda majas.

Koolitus- ja konverentsikeskused. Kui teil on korduvad koolituspäevad, on mustri paikapanek ühekordne töö: hommikupaus, lõuna, pärastlõunane paus; sama rütm, vahelduv menüü. Kogused ja ajastus on omaette teema, millest kirjutasime pikemalt siin: kuidas tellida konverentsile õige kogus toitu →

Tootmine ja ehitus. Vahetustega meeskonnad, suuremad kogused, varasemad või hilisemad kellaajad ja toit, mis peab olema toekas ning hästi transporditav. Menüü on siin lihtsam ja portsjonid suuremad, aga põhimõte on täpselt sama: üks kokkulepe, mis peab.

7. Kuidas kontori toitlustust tellida ja kust alustada

Püsitellimus algab ühest vestlusest, mis võtab umbes veerand tundi. Kirjutage meile ja öelge:

• Kui palju inimesi ja kui sageli.
• Mis rütmis: kindlad nädalapäevad, korduv sündmus või vahelduv.
• Kus te asute ja mis kellaajaks toit peab kohal olema.
• Erisoovid ja allergiad: need, mida te juba teate.
• Mis on varem hästi ja halvasti läinud. See on kõige kasulikum lause kogu kirjas.
• Eelarve raam inimese kohta, kui see on paigas. Raam ei ole piirang, vaid tööriist: selle sees oskame teha parima.

Teeme pakkumise ja soovi korral esimese tellimuse prooviks: menüüga, mis on teie tiimi järgi kokku pandud, ja lühikese tagasisidevestlusega pärast. Vastame päringutele 24–48 tunni jooksul.

Korduma kippuvad küsimused

Mis on cateringi püsitellimus?

Püsitellimus on kokkulepe, mille alusel toome toitu regulaarselt, kokkulepitud rütmis ja formaadis ning kokkulepitud kellaajaks. Iga kord ei ole vaja uut päringut ega uut pakkumist: menüü, kogused ja erisoovid on juba paigas.

Kas püsitellimus tähendab lepingut?

Kokkuleppe võib vormistada lepinguna, kui teie raamatupidamine seda ootab, aga see ei ole kohustuslik. Enamik püsikliente alustab lihtsalt kokkulepitud rütmiga.

Kas saan tellimust jooksvalt muuta?

Jah. Sööjate arvu muudatused, kuupäeva nihked ja menüüsoovid on püsitellimuse tavaline osa. Sööjate arvu palume teada anda eelmisel tööpäeval kella 15.00-ks, ka siis, kui muutus on ainult paar inimest. Kell 15 edastab peakokk järgmise päeva kaubatellimuse, seega on see piir, millest edasi kogust enam muuta ei saa. Suuremad muudatused vajavad rohkem aega; need tähtajad lepime alustades kokku.

Kas hommikusööki saab ka soojalt ja buffeena?

Jah. Hommikut saab tellida nii kerge kohvipausina kui ka sooja hommikusöögibuffeena: ahjuomlett, munapuder, pannkoogid ja muu klassika, kas tuttavas vormis või omapärasema maitsenüansiga. Soe buffee vajab veidi rohkem etteteatamist kui kohvipaus, sest see valmib hommikul kohapeal.

Kas kontorilõuna peab olema iga päev?

Ei. Toome lõunat nii igal tööpäeval kui ka valitud päevadel, kas või kord nädalas. Sagedust saab hiljem muuta, kui tiimi harjumus selgub.

Portsjonid või buffee?

Mõlemad. Portsjonid inimese kohta sobivad siis, kui süüakse eri aegadel või töölaua taga; buffeelaud siis, kui lõuna on ka ühine kokkusaamine ja valikut tahetakse rohkem. Kui te ei tea, kumb teie majja sobib, alustame ühega ja vaatame.

Mis nõudes toit tuleb?

Kolm valikut: biolagunevad ühekordsed nõud, Ringo korduvkasutatav pandipakend või päris serviis. Päris serviisi puhul katame laua ja viime nõud endaga ära, teie majas ei pese keegi midagi. Valik võib olla ka sündmusepõhine: tavaline lõuna ühtmoodi, külalistega päev teistmoodi.

Kui palju kontori toitlustus maksab?

Hind sõltub sagedusest, formaadist, menüüst ja nõudevalikust, seega paneme selle paika pakkumises. Öelge oma eelarve raam inimese kohta: selle sees oskame teha parima võimaliku lahenduse.

Kui väike kontor võib püsitellimust küsida?

Küsige igal juhul. Minimaalne kogus sõltub eelkõige kaugusest: Ülemiste linnakus ja lähiümbruses toimib ka väikese tiimi tellimus, kaugemale sõites peab kogus olema suurem, et kohaletoomine oleks mõistlik. Öelge oma asukoht ja inimeste arv: vastame kohe, kas ja millises formaadis see teie puhul tööle hakkab.

Kuidas käib arveldamine?

Nii nagu teie ettevõttele mugavam. Saab kokku leppida koondarve kuu lõpus, siis ei jookse raamatupidamisse kümme eraldi rida. Aga kui mõni üritus või koolitus peab kajastuma eraldi kulureana, teeme selle kohta eraldi arve. Kaks viisi võivad ka kõrvuti käia: igapäevane lõuna koondarvena, eriprojekt eraldi.

Kas toit tuuakse kohale ka väljapoole Tallinna?

Jah, cateringi toimetame üle Eesti. Igapäevase kontorilõuna puhul räägime asukoha eraldi läbi, sest seal on kellaaeg kriitiline.

Kas saab proovida, enne kui kokku lepin?

Jah, ja soovitamegi nii alustada: ühest päevast nädalas või ühest nädalast järjest. Proovikord ei ole tavaline tellimus: menüü paneme kokku just teie tiimi eelistuste ja erisoovide järgi ning pärast räägime läbi, mis toimis. Alles siis lepime püsiva rütmi kokku. Kui ei sobinud, ei ole te millegagi seotud.

---