Kuidas planeerida ettevõtte suvepidu või jõulupidu

Foto: Karen Harms

Firmapeo korraldamine tundub alguses lihtne — pane kuupäev paika ja telli laud. Aga siis tulevad küsimused. Kui palju inimesi tegelikult kohale jõuab? Kas keegi on taimetoitlane? Millal on parim aeg broneerida, et hea koht käest ei läheks? Ja kuidas teha nii, et pidu ei muutuks lihtsalt söömiseks laua taga, vaid inimesed päriselt lõõgastuksid ja üksteisega räägiksid?

Oleme Monas korraldanud sadu firmapidusid — nii suvistest aiapidudest kuni jõululõunateni — ja pannud kokku praktilise juhendi, mis aitab teie üritust sujuvalt planeerida. Olgu tegu 10-liikmelise tiimi või 200-inimese suurüritusega.

1. Alusta kuupäevast — ja alusta vara

Kõige tähtsam number kogu planeerimises on kuupäev, ja seda just seetõttu, et head kuupäevad lähevad esimesena. Kui palju varem, kui arvata oskaks? Eelmisel aastal broneeriti meie kõige kuumem jõulupeo kuupäev ära juba augustis — kuu enne seda, kui enamik ettevõtteid oma jõulupeole üldse mõtlema hakkab. Suvepidude tipphooaeg on juuni algus ja augusti lõpp, kui koolivaheajad ja puhkused veel graafikut segamini ei aja.

Rusikareegel: jõulupidu broneeri 2–3 kuud ette, suvepidu vähemalt 1–2 kuud ette. Mida suurem grupp ja mida populaarsem reede, seda varem.

„Meie kõige nõutum jõulupeo kuupäev oli eelmisel aastal broneeritud juba augustis. Kes helistab novembris ja loodab head detsembri reedet, jääb enamasti hiljaks. Üks kõne suve lõpus hoiab kogu mure ära.”— projektijuht Mari

2. Pane paika inimeste arv — ja ole aus

Foto: Karen Harms

Osalejate arv määrab peaaegu kõik: ruumi, menüü, hinna ja formaadi. Kõige levinum viga on planeerida maksimumi järgi ja siis avastada, et pooled ei tulnud. Küsi tiimilt kinnitust varakult ja arvesta, et alati jääb mõni ära.

Monas mahub istudes kuni 100 inimest ja püstijalu, kokteililaudadega, kahe korruse peale kuni 200. Väiksemate seltskondade jaoks — alates 10 inimesest — sobib hästi ka osa restoranist või Mona Lisa koosolekuruum kuni 14 inimesele.

Miks see loeb: täpne number aitab meil koostada õige menüü ja hinnapakkumise. Ligikaudne „umbes 50–80” muudab planeerimise kõigile keerulisemaks.

3. Vali formaat: ist-õhtusöök, seisupidu või programmiga õhtu

Firmapidu ei pea olema ainult söömine. Mõtle läbi, milline meeleolu te tahate luua:

Istudes õhtusöök sobib, kui soovite rahulikku, elegantset õhtut, kus inimesed saavad omavahel süvitsi rääkida. Mitmekäiguline menüü annab õhtule struktuuri ja tempo.

Seisupidu kokteililaudadega sobib suurematele seltskondadele, kus tähtis on liikumine ja vaba suhtlus. Inimesed saavad ringi käia ja rääkida paljudega, mitte ainult oma laudkonnaga.

Programmiga õhtu lisab peole sära: toidukoolitus peakokaga, kokteilikoolitus baarmeniga või veinidegustatsioon. Eriti hea, kui tiim ei tunne üksteist veel hästi või tahate midagi meeldejäävat.

💡 Vaata Mona eraürituste ja koolituste võimalusi →

4. Menüü: lase peakokal teha oma töö

Foto: Triinu Rikker

Siin ei pea sina kõike ette otsustama. Monas koostab peakokk teie ürituseks personaalse erimenüü, mis arvestab teie eelarvet, maitse-eelistusi ja hooaega. Suvel värsked, kerged road ja aiapeo hõng; talvel soojad, toekamad maitsed, mis jõulumeeleolu loovad.

Mõtle läbi ka see, kuidas toit lauda jõuab. Mitmekäiguline ettekandmisega õhtusöök loob pidulikuma ja rahulikuma tempo, kus iga käik serveeritakse lauda. Buffee annab aga rohkem vabadust ja liikumist — külalised valivad ise, mida ja kui palju maitsta, ning see sobib eriti hästi suurematele ja liikuvamatele pidudele. Mõlemad saab peakokk teie ürituse järgi kokku panna.

Sinu ülesanne on koguda tiimilt kokku erivajadused: taimetoitlased, allergiad, gluteenitalumatus. Mida varem need teada, seda paremini saame need menüüsse põimida nii, et keegi ei tunneks end kõrvalejäetuna.

„Meile meeldib, kui klient ütleb, mida tema meeskond armastab, ja jätab ülejäänu meie hooleks. Parimad menüüd sünnivad koostöös — teie teate oma inimesi, meie teame toitu.”— Mona peakokk Kadri Tran

5. Joogid ja eelarve — räägi need läbi kohe alguses

Foto: Laur Ihermann

Joogid on koht, kus eelarve vaikselt paisub. Otsusta varakult, kas pakute avatud baari, kindla valiku veine ja õlut, või tähistamiseks ühe klaasi vahuveini. Selge kokkulepe alguses hoiab ära ebamugavad üllatused arvel.

Monas koostame personaalse pakkumise vastavalt ürituse sisule ja osalejate arvule — toit ja joogid sisalduvad, nii et te teate juba ette, millega arvestada.

Miks see loeb: eelarve pole piirang, vaid tööriist. Kui me teame teie raami, oskame selle sees luua parima võimaliku õhtu.

6. Ära unusta pisidetaile

Foto: Karen Harms

Suur pilt on paigas, aga just pisiasjad teevad õhtu sujuvaks:

• Esineja — kas kutsuda peole esineja ja milline? Muusik, DJ, koomik või hoopis tantsuõhtu — mõtle läbi, milline programm sobiks teie tiimi meeleoluga ja kas selleks on eelarves ruumi.
• Tehnika ja lava — mõtle läbi heli ja visuaali vajadus: kõlarid ja mikrofon kõnede või esineja jaoks, ekraan või projektor ettekannete ja slaidide jaoks. Vajadusel saab ruumi püstitada ka lava, et esineja või sõnavõtja oleks kõigile hästi nähtav.
• Kõned ja tänusõnad — kui juht tahab midagi öelda, lepi aeg kokku, et see loomulikult õhtusse sobiks.
• Transport — kas inimesed jõuavad koju? Ülemiste asukoht on mugav nii auto kui ühistranspordiga.
• Väike üllatus — tänukingitus, ühine foto või väike programminumber jääb inimestele meelde kauemaks kui menüü.
• Peo visuaal — kas ja kui palju planeerite eelarvet ja rõhku sellele, et restoran kujundataks teie näo järgi? Ettevõtte värvid, logo, teemakohane dekoor või lihtsalt paar väikest detaili laual — juba väike kujundus muudab ruumi „teie omaks” ja jääb piltidel silma.

7. Broneeri ja lase end aidata

Foto: Karen Harms

Kui suund on selge, ei pea sa ülejäänut üksi kandma. Meie juures käib see lihtsalt: võta ühendust ja kirjelda oma üritust, saad personaalse menüü ja hinnapakkumise, ning ülejäänu eest hoolitseme meie. Sinu töö on tulla kohale ja nautida koos tiimiga.

Näidisajakava firmapeoks:

• 18:00 — Saabumine ja tervitusjook
• 18:30 — Peakoka tervitussuupisted
• 19:00 — Õhtusöök
• 21:00 — Vaba suhtlus ja magustoit
• 22:00 — Õhtu jätkub omas rütmis

---